マンション管理組合はICTを活用して楽々運営！
災害時の情報の収集・連絡手段としても活躍
管理組合運営のICT活用
マンションで快適な暮らしを続けるためには管理組合の活動が適切に行われることが不可欠です。ですが役員の負担が多く役員のなり手がいない、などの問題を抱える管理組合も少なくありません。
ここでは、ICTをうまく使った管理組合の運営をご紹介します。
ICTを活用した理事会運営
ICT:「Information and Communication Technology」の略称です。日本語では、「情報通信技術」と訳され、コンピュータを単独で使うだけでなく、ネットワークを活用して情報や知識を共有することも含めた幅広い言葉です。
ですが、便利な反面個人情報の取り扱い・情報漏洩など、注意すべき点も多くあります。
災害時の情報連絡手段確保
水や電気が止まっても多少なら我慢ができる。しかしインターネットやスマホが何日も使えないのは困る！！
災害時には携帯電話、インターネットは多くの場合長時間使えません。東日本大震災・熊本地震では避難所における情報収集の手段は、なんと口コミでした。しかし、対策はあります。
☆管理組合は分譲マンションには必ず存在し、マンションの所有者は全員が組合員となって一致協力してマンションの維持管理・運営にあたることとなります。そのため役員の負担感から役員のなりて不足などの問題を抱える管理組合が多く存在します。
- ☆総会は年1回、理事会は毎月又は必要に応じて開催することが求められています。それらへの参加も仕事や家庭サービスと並行させるための苦労が多く出席率の低下などの問題の原因の一つになっています。
- ☆輪番制により1，2年で交代する役員に不足する、継続性・専門性を補う目的から「専門委員会」を設けて長期修繕計画の見直し、大規模修繕の準備を進める管理組合が多くありますが、専門委員が会議に召集される負担が大きく、委員への就任を拒否されるケースがままあります。
- ☆竣工図面、議事録など永久保存が求められる文書が多くありますが、保管場所がない。理事長が交代する際・管理会社を代えた際に紛失した、など管理上の大きな問題が発生しています。
- ☆いまだ継続するコロナ禍により理事会・総会の開催はどうすればよいのでしょうか。
☆コロナ禍において管理組合が直面した問題に総会・理事会の開催がありますが、それを受け令和4年3月マンション管理センターから「IT を活用した総会・理事会の開催に関する Q&A」が発表されました。リモート会議の採用で問題は解消できるようになりました。
- ☆このほかにICTの活用が大いに期待されるケースとしては、次のようなマンションがあげられます。
- ①賃貸化して外部居住者が多いマンション
- ②集会室がないマンション
- ③リゾートマンション
- ④理事会役員の負担軽減
- ⑤総会、理事会のWEB公開
- ⑥戸数が少ない自主管理マンション
- ⑦その他役員のなり手がいないなどの問題を抱えるマンション管理組合
☆ICTと言えばインターネット、SNS、携帯電話が思い浮かびますが、災害時には長時間それらが使えなくなる恐れがあります。実際、2011年3月の東日本大震災では２万９千局の基地局等が使えなくなりました。2016年４月の熊本地震でも４００局が停波しました。同時にテレビ放送も最大で62時間放送が中断しました。
☆ところで、2022年9月1日「防災の日」に合わせ、セコムが「防災に関する意識調査」を全国500人に実施した結果、災害時、スマホの通話機能が使えない際の連絡手段がない人が9割以上とのことでした。
☆発災直後から管理組合は安否確認をはじめエレベーター、給排水設備の被害状況確認などのほか災害救助活動など多くの対応処置を講じなければなりません。それらの活動に欠かせないのが通信連絡と情報収集の手段です。
